Yvette 2.0

Logboek van mijn ontdekkingsreis langs 23 archiefdingen

23 Archiefdingen

23 archiefdingen is een cursus die medewerkers uit de archiefsector bekend maakt met web2.0-toepassingen. Het Nationaal Archief doet mee aan een pilot.

Over mij...

Mijn naam is Yvette Hoitink. Ik ben een van de coaches bij de 23 dingen cursus bij het Nationaal Archief. Ik doe al een hoop 'dingen' online maar hoop samen met mijn collega's nieuwe mogelijkheden te ontdekken!

Beoordelen van offertes

Recent kreeg ik de vraag van een bedrijf of ik feedback wou geven over een offerte die ze wilden uitbrengen aan een erfgoedinstelling. Ik vind het als ambtenaar niet integer om een bedrijf te helpen om een opdracht van de overheid binnen te halen, dus dat heb ik niet gedaan.

Naar aanleiding daarvan leek het me wel handig om een overzicht te maken van punten waar ik op let bij het beoordelen van offertes. Dat lijkt me niet alleen bruikbaar voor bedrijven die offertes uitbrengen, maar ook voor collega's die offertes beoordelen. Deze lijst gebruik ik ook vaak als basis voor een beoordelingsmatrix om offertes objectief te kunnen vergelijken.

De meeste offertes die ik onder ogen krijg gaan over websites, dus daar ligt de nadruk, hoewel de meeste criteria ook voor anderssoortige opdrachten bruikbaar zijn.

Ik beoordeel offertes altijd op vier aspecten:

  1. Bedrijf
  2. Oplossing
  3. Aanpak
  4. Prijs

Per aspect zal ik ingaan op de punten die ik daarbij meeweeg.


Bedrijf

  • Ervaring
    Heeft het bedrijf ervaring met soortgelijke opdrachten, met opdrachten voor archieven/erfgoedsector, met de gekozen technologie, met bouwen volgens de webrichtlijnen? Zijn de mensen die die ervaring hebben nog werkzaam bij het bedrijf?
  • Referenties
    Geeft het bedrijf zelf referenties of kun je eerdere opdrachtgevers vinden? Hoe is hun mening over het bedrijf?
  • Continuïteit
    Hoe lang bestaat het bedrijf al? Zijn er genoeg mensen om de opdracht uit te kunnen voeren, zelfs als er iemand ziek wordt?
  • Samenwerking
    Wordt deze offerte uitgebracht door 1 partij of door een (gelegenheids)samenwerkingsverband? Zijn er in het laatste geval duidelijke afspraken gemaakt over de samenwerking en de aansprakelijkheid? Bij wie kunnen we terecht als er problemen ontstaan, bijvoorbeeld als het product niet voldoet?
  • Voorwaarden
    Welke voorwaarden hanteert het bedrijf? Zijn die voorwaarden redelijk? Of hanteren we de Arvodi?

Oplossing

  • Begrip van de opdracht
    Blijkt uit de offerte dat ze onze wensen goed hebben begrepen?
  • Kwaliteit
    Geeft het bedrijf een goede oplossing voor ons probleem? Staat duidelijk beschreven aan welke eisen die oplossing gaat voldoen? Zijn er varianten of opties die we kunnen overwegen?
  • Visie
    Heeft het bedrijf een duidelijke visie waar we met dit project naar toe gaan, inclusief mogelijkheden voor doorontwikkeling? Spreekt er eigen visie uit of lezen we alleen kreten uit onze offerteaanvraag terug?
  • Beheer
    Staat beschreven hoe het beheer van het opgeleverde product geregeld gaat worden?
  • Randvoorwaarden
    Sluit de geschetste oplossing aan op onze randvoorwaarden, zoals ten aanzien van onze webserver, CMS, rechten (zie hieronder), voldoen aan webrichtlijnen?
  • Rechten
    Blijkt uit de offerte waar de rechten liggen op het geproduceerde? Is het open source of niet? Mogen we een andere partij inschakelen om door te laten ontwikkelen of zitten we daarvoor vast aan dit bedrijf?

Aanpak

  • Planning
    Is de planning realistisch? Sluit de planning aan op onze wensen?
  • Deliverables
    Staat duidelijk omschreven wat er wanneer wordt opgeleverd?
  • Afbakening
    Staat duidelijk beschreven welke zaken wel en welke zaken niet zijn opgenomen in de offerte?
  • Afstemming
    Staat duidelijk beschreven hoe we kunnen bijsturen, bijvoorbeeld door tussentijdse oplevering of prototypes?
  • Inzet van onze organisatie
    Staat beschreven welke inzet van onszelf verwacht wordt, bijvoorbeeld voor het aanleveren van teksten en illustraties of het beoordelen van (tussen)resultaten?
  • Communicatie
    Staat beschreven wie onze contactpersoon is en op welke wijze die contact met ons opneemt?

Prijs

  • Eenmalige kosten
    Staan de eenmalige kosten duidelijk uitgewerkt, zodat je kan zien wat de kosten zijn voor de verschillende onderdelen van de oplossing? Is het geschatte aantal uren realistisch? Staat er duidelijk vermeld welke bijkomende kosten te verwachten zijn, zoals de kosten voor een ontwerpbureau? Hoe verhouden de eenmalige kosten zich tot ons budget?
  • Jaarlijkse kosten
    Staan de jaarlijkse kosten gespecificeerd, bijvoorbeeld licentiekosten, hostingkosten, technisch beheer, applicatiebeheer, functioneel beheer? Staat duidelijk aangegeven welke werkzaamheden we zelf moeten blijven doen? Hoe verhouden de jaarlijkse kosten zich tot ons budget?
  • Fixed price of nacalculatie?
    Blijkt uit de offerte of het gaat om een fixed-price offerte of dat de werkzaamheden op nacalculatie worden uitgevoerd? Hoe wordt omgegaan met meerwerk?

Wat vinden jullie van deze criteria? Hanteren jullie soortgelijke criteria of vinden jullie dat ik belangrijke criteria mis?

Wil de echte Vincent van Gogh opstaan?

Zoek de tien verschillen:

cartoon Yvette Zelfportret Vincent van Gogh

Makkie toch? Toch vindt de afdeling Misconduct van genealogie-website Geni.com dat ik schuldig ben aan

"attempting to impersonate another Member or person or posting any third party's (including without limitation any family member's) information on the Geni Services without permission"

Mijn 'crime'? Vorig jaar heb ik bij het redigeren van het Genealogie-ding uit de cursus 23 archiefdingen diverse online genealogieprogramma's uitgeprobeerd. Om de voorbeelden interessant en herkenbaar te houden, ben ik bij alle programma's uitgegaan van Vincent van Gogh. Zo heb ik ook een Geni.com-profiel aangemaakt met Vincent van Gogh als hoofdpersoon.

Inderdaad heb ik Vincent niet om toestemming gevraagd, foei! Maar is er iemand die denkt dat Vincent van Gogh die stamboom zelf heeft aangemaakt? En zo nee, hoe kan ik dan worden beschuldigd van impersonation?

Deze week kreeg ik ineens een mail van de afdeling Misconduct dat mijn account geband was wegens het overtreden van hun Terms of Service. Welke terms ik overtreden had, werd in eerste instantie niet verteld, maar blijkbaar lag het niet aan de content zelf want

"we have deactivated the account and donated it to the Geni community".

Vandaag kreeg ik in antwoord op mijn verzoek om uitleg te horen dat ik me als een ander voordeed, wat volgens hun voorwaarden niet mocht. Bij de online software van Geni moet je namelijk van jezelf uitgaan. Of toch niet? In hun laatste mail stond namelijk nogal omslachtig uitgelegd dat ik wel een overleden persoon als hoofdpersoon had kunnen gebruiken door een GEDCOM te gebruiken als basis van een bestand. Maar omdat je nou eenmaal geen dode hoofdpersoon mag hebben, had ik die stamboom dan weer moeten samenvoegen met mijn eigen stamboom en daarna het 'dode' account moeten sluiten. Volgt u hem nog?

Waarom Geni.com zo'n onhandige beperking oplegt snap ik niet. Willen ze per se persoonlijke gegevens van de gebruikers oogsten? Ik heb er in elk geval een vieze smaak van in mijn mond gekregen en zal deze dienst niet meer gebruiken!

Top 5 website trends revisited

Ruim een jaar geleden schreef ik een artikel getiteld 'Top 5 website trends'. Hoog tijd voor een update!

Location, location, location

Het toevoegen van coordinaten als metadata is al een poosje aan het toenemen. Denk aan het georefereren van fotocollecties. Er is zelfs één van de 23 archiefdingen gewijd aan kaartmateriaal, mashups en georefereren. Waarom zie ik dit dan toch als nieuwe trend?

Een nieuw aspect is dat het steeds vaker gaat om de locatie van de gebruiker zelf. Via diensten als 4square of Google Latitude kun je andere mensen laten weten waar je je op dit moment bevindt. Dat hier ook minder leuke kanten aan kunnen zitten bewijst de site Please Rob Me!

Ook worden er steeds meer diensten ontwikkeld die afhankelijk zijn van de plek waar je je bevindt, zodat je bijvoorbeeld op je telefoon melding krijgt van een speciale aanbieding van de winkel waar je nu bent. Gelukkig moet je daar nog wel een app voor installeren... Deze location-based-services hebben wel potentie om bezoekers van je archief bijvoorbeeld te attenderen op een tentoonstelling, een nieuw verschenen boek of de daghap in de kantine! Of voor het weergeven van de geschiedenis van de plek waar je bent, een soort real-time Plaatsen van Herinnering.

Semantisch web

Zeggen wat je bedoelt, daar komt het semantic web op neer. Daarmee kunt je data van verschillende bronnen combineren en presenteren. Om dat te realiseren moet je je gegevens opmaken zodat hun betekenis duidelijk is. Op die manier kunnen die worden hergebruikt in verschillende contexten.

Bijvoorbeeld: een agenda op je website maak je niet zoals gebruikelijk alleen maar op met behulp van alineamarkeringen of bullets, maar je geeft ook aan dat het om een agendaitem gaat, en wat daarbinnen de beschrijving is en wat de datum. Een andere site kan agendaitems van verschillende sites harvesten en presenteren.

Het idee achter het semantische web is, zeker in internettermen, al vrij oud. Tim Berners-Lee, de bedenker van het World Wide Web, schreef er in 2001 al een artikel over in de Scientific American. Echt momentum was er nog niet, maar nu zie ik wat signalen dat het toch van de grond gaat komen. Zo introduceerde Google de Rich Snippets. Hiermee kunnen eigenaren van websites aangeven wat verschillende onderdelen van een webpagina betekenen, zodat die beter gepresenteerd worden in de zoekresultaatpagina's van Google.

Als toepassing van het semantic web in de archiefsector zou je kunnen denken aan het opmaken van de bekende 'wie, wat, waar, wanneer' gegevens. Als je op je hele site bijvoorbeeld alle jaartallen als zodanig markeert, is het daarna vrij eenvoudig om je content in een tijdbalk te presenteren.

De gebruiker betaalt

Scans van archiefstukken aanbieden is populair bij archieven en hun gebruikers. De gebruiker kan het stuk snel en gemakkelijk inzien, en het orginele stuk hoeft na het scannen niet meer geraadpleegd te worden. Win-win dus, maar wie draait voor de kosten op?

De gebruiker wil het liefst alles gratis raadplegen, maar daar is bij archieven vaak geen budget voor. Gegeven de keus tussen veel materiaal tegen een redelijke vergoeding online beschikbaar, of weinig materiaal gratis, kiezen veel gebruikers toch voor het eerste.

In het buitenland is het gebruikelijk dat er betaald moet worden voor online inzien van gescande archiefstukken. Soms via de website van het archief zelf, zoals de dienst DocumentsOnline van het Nationaal Archief van Groot-Britannië, en soms via commerciële websites zoals Ancestry of Footnote.

In Nederland was de archiefbank van het Stadsarchief Amsterdam de eerste dienst van een Nederlandse archiefinstellingen waar bezoekers gevraagd werden om te betalen voor het online inzien van archiefstukken. Inmiddels heeft ook Het Utrechts Archief een archiefbank en ook de nieuwe landelijke genealogische website WieWasWie gaat scans tegen betaling aanbieden. Zij starten eerst een rechtenonderzoek naar de juridische aspecten van het beschikbaar stellen en (door)verkopen van digitaal erfgoed.

Privacy

Met alle persoonlijke verhalen, foto's en locaties die mensen over zichzelf online zetten lijkt het wel of niemand zich meer druk maakt om privacy. Dat is echter hun eigen keus, het wordt anders als een bedrijf voor je beslist dat je privacy niet belangrijk is.

Facebook ligt onder vuur omdat ze persoonlijke gegevens standaard zichtbaar maken en de privacyinstellingen lastig aan te passen zijn. Ook Google's staat van dienst op het gebied van privacy is slecht, of het nou gaat om herkenbare mensen in Streetview, auto's die door de straat rijden om je privé-mail op te pikken of het doorgeven van persoonlijke gegevens aan derden.

In Nederland zien we ook een beweging om je privacy meer te beschermen. Zo is er het Bel-Me-Niet register om te voorkomen dat je thuis wordt lastig gevallen door telefonische marketeers en is er nieuwe anti-spamwetgeving die zorgt dat je alleen mailings ontvangt waar je je zelf voor hebt opgegeven.

Gaming

Bij Serious gaming worden spellen ingezet om mensen wat te leren. Een voorbeeld hiervan is het spel het Geheim van Rotterdam dat door het Gemeentearchief Rotterdam is ontwikkeld.

In plaats van een hele game, kun je ook elementen uit games gebruiken om je website speelser en interessanter te maken. Een onderdeel van gaming is dat je steeds beter wordt en dan meer kan.

In mijn kast heb ik ergens een Experts-Exchange T-shirt liggen van een jaar of 15 geleden. Op die site kun je vragen beantwoorden van anderen, vooral op het gebied van ICT. De vraagsteller kent vooraf aan elke vraag punten toe en kiest later het beste antwoord. Als je antwoord als beste gekozen wordt, krijg je de punten. Als je genoeg punten verzamelt, kon je een T-shirt krijgen. Dat T-shirt is natuurlijk de manier om als nerd te laten zien hoe goed je bent :-)

Tegenwoordig krijg je zelden nog tastbare cadeaus om aan te tonen wat je status is binnen een community. Veel vaker gaat het om digitale badges. Je bent een 'regular' of 'newbie' (al dan niet met zwitsalhoofdje) op een forum, of je bent 'mayor' van je werkplek op foursquare. Op LibraryThing heb ik medailles verdiend voor onder andere het meehelpen aan de vertaling in het Nederlands, het identificeren van gelijke werken en het invoeren van bibliotheken en boekhandels.

Als het zegeltjes-sparen-en-plakken land bij uitstek denk ik dat dit soort punten verzamelen om een nieuwe status te bereiken zijn hoogtepunt nog lang niet heeft bereikt. Ook als archieven kunnen we hier ons voordeel mee doen. Ik denk dan bijvoorbeeld aan het belonen van gebruikers voor het maken van een transcriptie, het geven van commentaar op een artikel of het georefereren van een foto. Je kunt ze dan belonen met punten die naar een hoger 'level' leiden, virtuele medailles voor bijzondere prestaties maar ook met credits voor het downloaden van scans.

Meer trends?

Wat vinden jullie van deze trends? Zien jullie andere trends die de moeite waard zijn voor archieven?