Yvette 2.0

Logboek van mijn ontdekkingsreis langs 23 archiefdingen

23 Archiefdingen

23 archiefdingen is een cursus die medewerkers uit de archiefsector bekend maakt met web2.0-toepassingen. Het Nationaal Archief doet mee aan een pilot.

Over mij...

Mijn naam is Yvette Hoitink. Ik ben een van de coaches bij de 23 dingen cursus bij het Nationaal Archief. Ik doe al een hoop 'dingen' online maar hoop samen met mijn collega's nieuwe mogelijkheden te ontdekken!

Beoordelen van offertes

Recent kreeg ik de vraag van een bedrijf of ik feedback wou geven over een offerte die ze wilden uitbrengen aan een erfgoedinstelling. Ik vind het als ambtenaar niet integer om een bedrijf te helpen om een opdracht van de overheid binnen te halen, dus dat heb ik niet gedaan.

Naar aanleiding daarvan leek het me wel handig om een overzicht te maken van punten waar ik op let bij het beoordelen van offertes. Dat lijkt me niet alleen bruikbaar voor bedrijven die offertes uitbrengen, maar ook voor collega's die offertes beoordelen. Deze lijst gebruik ik ook vaak als basis voor een beoordelingsmatrix om offertes objectief te kunnen vergelijken.

De meeste offertes die ik onder ogen krijg gaan over websites, dus daar ligt de nadruk, hoewel de meeste criteria ook voor anderssoortige opdrachten bruikbaar zijn.

Ik beoordeel offertes altijd op vier aspecten:

  1. Bedrijf
  2. Oplossing
  3. Aanpak
  4. Prijs

Per aspect zal ik ingaan op de punten die ik daarbij meeweeg.


Bedrijf

  • Ervaring
    Heeft het bedrijf ervaring met soortgelijke opdrachten, met opdrachten voor archieven/erfgoedsector, met de gekozen technologie, met bouwen volgens de webrichtlijnen? Zijn de mensen die die ervaring hebben nog werkzaam bij het bedrijf?
  • Referenties
    Geeft het bedrijf zelf referenties of kun je eerdere opdrachtgevers vinden? Hoe is hun mening over het bedrijf?
  • Continuïteit
    Hoe lang bestaat het bedrijf al? Zijn er genoeg mensen om de opdracht uit te kunnen voeren, zelfs als er iemand ziek wordt?
  • Samenwerking
    Wordt deze offerte uitgebracht door 1 partij of door een (gelegenheids)samenwerkingsverband? Zijn er in het laatste geval duidelijke afspraken gemaakt over de samenwerking en de aansprakelijkheid? Bij wie kunnen we terecht als er problemen ontstaan, bijvoorbeeld als het product niet voldoet?
  • Voorwaarden
    Welke voorwaarden hanteert het bedrijf? Zijn die voorwaarden redelijk? Of hanteren we de Arvodi?

Oplossing

  • Begrip van de opdracht
    Blijkt uit de offerte dat ze onze wensen goed hebben begrepen?
  • Kwaliteit
    Geeft het bedrijf een goede oplossing voor ons probleem? Staat duidelijk beschreven aan welke eisen die oplossing gaat voldoen? Zijn er varianten of opties die we kunnen overwegen?
  • Visie
    Heeft het bedrijf een duidelijke visie waar we met dit project naar toe gaan, inclusief mogelijkheden voor doorontwikkeling? Spreekt er eigen visie uit of lezen we alleen kreten uit onze offerteaanvraag terug?
  • Beheer
    Staat beschreven hoe het beheer van het opgeleverde product geregeld gaat worden?
  • Randvoorwaarden
    Sluit de geschetste oplossing aan op onze randvoorwaarden, zoals ten aanzien van onze webserver, CMS, rechten (zie hieronder), voldoen aan webrichtlijnen?
  • Rechten
    Blijkt uit de offerte waar de rechten liggen op het geproduceerde? Is het open source of niet? Mogen we een andere partij inschakelen om door te laten ontwikkelen of zitten we daarvoor vast aan dit bedrijf?

Aanpak

  • Planning
    Is de planning realistisch? Sluit de planning aan op onze wensen?
  • Deliverables
    Staat duidelijk omschreven wat er wanneer wordt opgeleverd?
  • Afbakening
    Staat duidelijk beschreven welke zaken wel en welke zaken niet zijn opgenomen in de offerte?
  • Afstemming
    Staat duidelijk beschreven hoe we kunnen bijsturen, bijvoorbeeld door tussentijdse oplevering of prototypes?
  • Inzet van onze organisatie
    Staat beschreven welke inzet van onszelf verwacht wordt, bijvoorbeeld voor het aanleveren van teksten en illustraties of het beoordelen van (tussen)resultaten?
  • Communicatie
    Staat beschreven wie onze contactpersoon is en op welke wijze die contact met ons opneemt?

Prijs

  • Eenmalige kosten
    Staan de eenmalige kosten duidelijk uitgewerkt, zodat je kan zien wat de kosten zijn voor de verschillende onderdelen van de oplossing? Is het geschatte aantal uren realistisch? Staat er duidelijk vermeld welke bijkomende kosten te verwachten zijn, zoals de kosten voor een ontwerpbureau? Hoe verhouden de eenmalige kosten zich tot ons budget?
  • Jaarlijkse kosten
    Staan de jaarlijkse kosten gespecificeerd, bijvoorbeeld licentiekosten, hostingkosten, technisch beheer, applicatiebeheer, functioneel beheer? Staat duidelijk aangegeven welke werkzaamheden we zelf moeten blijven doen? Hoe verhouden de jaarlijkse kosten zich tot ons budget?
  • Fixed price of nacalculatie?
    Blijkt uit de offerte of het gaat om een fixed-price offerte of dat de werkzaamheden op nacalculatie worden uitgevoerd? Hoe wordt omgegaan met meerwerk?

Wat vinden jullie van deze criteria? Hanteren jullie soortgelijke criteria of vinden jullie dat ik belangrijke criteria mis?

9 reacties:

  1. Petra1010 zei
     

    mooie en nuttige blogpost, Yvette! Volgens mij heb je de belangrijkste dingen wel benoemd. Wat die eerste categorie betreft: ik hoorde laatst dat één van de ministeries niet alleen vraagt of men ervaring heeft bij vergelijkbare klussen of organisaties, maar daar wordt ook echt referentieonderzoek gedaan. Ik vond dat eigenlijk wel een hele goeie, die ik zelf in de toekomst ook wel zal gaan hanteren. Misschien nog een goede voor je lijstje?

  2. Yvette Hoitink zei
     

    @Petra1010 Bedankt, ik voeg hem toe!

  3. Christian zei
     

    Mooi overzicht, Yvette! Ik zal hem bij ons ook eens rondsturen. Heeft vast iemand voordeel van.

  4. Yvette Hoitink zei
     

    @Chris Thx!

  5. NEEN zei
     

    Ik zou er nog aan toevoegen of de geleverde oplossing beheersbaar is; Heb jezelf de expertise in huis of is deze bij meerdere bedrijven te halen of ben je geheel afhankelijk van het bedrijf dat de offerte opstelt. (welke beheertools heb je tot je beschikking en welk kennisniveau is vereist > scholing)

  6. Offerte vaktaal zei
     

    goed overzicht

  7. Anoniem zei
     

    Mooi omschrevem
    Voor vve mis ik

    inkoopvoorwaarden welke van VvE of Branche?
    Verzekeringen risico en bedrijfs- aansprakelijk

    en bevestig altijd met een eigen formulier met uw voorwaarden.

  8. Erik zei
     

    Heel interessant om te lezen!

  9. Offertes vergelijken zei
     

    Alvorens een leverancier te kiezen is het aangeraden om eerst de verschillende offertes te vergelijken. Dit kan je heel wat voordeel opleveren.

Een reactie posten