Yvette 2.0

Logboek van mijn ontdekkingsreis langs 23 archiefdingen

23 Archiefdingen

23 archiefdingen is een cursus die medewerkers uit de archiefsector bekend maakt met web2.0-toepassingen. Het Nationaal Archief doet mee aan een pilot.

Over mij...

Mijn naam is Yvette Hoitink. Ik ben een van de coaches bij de 23 dingen cursus bij het Nationaal Archief. Ik doe al een hoop 'dingen' online maar hoop samen met mijn collega's nieuwe mogelijkheden te ontdekken!

#8 Google docs: alles of niets?

Ding 8 is het Ding waar ik tot nu toe het minste mee deed. Deze week heb ik het een paar keer toegepast in mijn werk. O.a. deelden we binnen ons webteam een concept voor ons plan van aanpak via Google Docs.

Daarmee viel me op dat Google Docs niet iets is wat je half moet doen. Ons plan was geboren als Word-document, toen omgezet naar Google Docs om aan te passen en vervolgens weer teruggezet naar Word om het naar niet-23-dingende collega's te kunnen sturen. En dan ben je wel ineens je huisstijl kwijt, zoals het DIN-font. Om het geheel weer in de huisstijl te krijgen is dan een hoop werk.

Mijn mening over Google Docs is dat je dat vooral moet gebruiken als je samenwerkt met mensen die dat ook willen gebruiken, en niet in situaties waar je het vaak toch weer naar Word om moet zetten of waar vormgeving erg belangrijk is. Zeker als alle mensen zich toch op dezelfde locatie bevinden kun je dan wel zo gemakkelijk gebruikmaken van het Word-document op het netwerk. Of heb ik de mogelijkheden van Google Docs gewoon nog niet goed door? Het lijkt me wel erg handig voor samenwerken op afstand.

4 reacties:

  1. Luud zei
     

    Enkele unten die mij opvallen:
    - Heen en weer zetten naar en van Word lijkt me inderdaad niet handig.
    - In welk project is de vormgeving van het tekstdocument leidend?????
    - Je hoeft niet aan 23-archiefdingen mee te doen om bij een googledoc te kunnen, gewoon delen en e-mailadressen invoeren.
    - Samen werken in een document in Word is niet altijd handig volgens mij, je kunt het al niet samen openen en bewerken.

    Het is een hele handige methode om samen te werken aan een document. Bij Archief 2.0 hebben we er al veel plezier van gehad.

  2. Yvette Hoitink zei
     

    Bij het NA hebben we een huisstijl die we hanteren. Als we stukken bij het MT in moeten dienen, zoals een plan van aanpak, zorgen we er wel voor dat het er netjes en volgens de huisstijl uitziet.

    Ik weet dat je niet aan 23 dingen hoeft mee te doen voor Google Docs, maar collega's die niet meedoen aan 23 dingen staan daar soms niet zo voor open en willen het graag op de standaardmanier (= bijlage aan de mail) ontvangen.

    Ik ben het met je eens dat Word niet bepaald ideaal is voor samenwerken, maar in de praktijk komt het niet zo vaak voor dat we tegelijkertijd aan een document werken. Vaak is het zo dat een een opzetje maakt waar de ander weer feedback op geeft. Dan voldoet de redactiefunctie van Word heel aardig.

  3. 23 Dingen zei
     

    Je kunt mensen die GEEN Google account wel uitnodigen om mee te schrijven, maar uiteindelijk moeten ze toch WEL een account maken om echt binnen te komen. Da's dus wel een minpuntje. Ik geloof dat ZOHO daar minder moeilijk over doet.

    En ja.. dat heen weer zetten, afbeeldingen, fonts... dat is geen pretje.
    Misschien moet je eerst wel in Docs aan het document werken en pas op het allerlaatste moment de omslag naar Word doen.

    Zelf gebruik ik met name Spreadsheets voor de Voortgangsdocumenten om gezamenlijk de voortgang bij te houden van 23 (archief)dingen medewerkers. En een enkele keer de Presentatie-tool :-)

    Wat ik ook mis, is de RSS mogelijkheid bij wijzigingen in het document. Dat kan alleen wanneer een tekstdocument is gepubliceerd. Bij spreadsheets is daar weer wel meer mogelijk. Vreemd dat daar niet meer aan wordt gewerkt.

  4. Bob Coret zei
     

    Ben een heavy user qua Google apps, dus maak ik ook gebruik van Google Docs. Op sommige punten merk je dat je toch wel gewend bent geraakt aan sommige functies van MS Office. Google Docs biedt minder functionaliteit, maar het merendeel van Office gebruikers gebruikt denk ik maar 5-10% van de functionaliteit van Office...

    Wat een sterk punt is is het samenwerken aan één document. Daar scoort Office weer slecht op! Als je andere uitnodigd kun je tegelijkertijd aan één document werken en via revisie overzicht zie je wie wat heeft gewijzigd (als iemand anders bezig is wordt dit ook aangegeven: Also editing now). Verder is het natuurlijk handig dat het document al online staat zodat je het eenvoudig (online) met andere kunt delen en niet MB's aan Word doc's moet mailen.

    mvg,
    Bob Coret

    PS. het gister toegestuurde Bidprentjes 2.0 Google document heb ik je u ook schrijfrechten gegeven ;-)

Een reactie posten